La Inteligencia Artificial en los Despachos Jurídicos

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Inteligencia Artificial en los Despachos Jurídicos

 

Es un tema bastante controvertido, ya que la mayoría de despachos de esta índole no confían del todo en la utilidad de la Inteligencia Artificial aplicada a su trabajo del día a día.

Es más, pueden llegar a verlo como amenaza más que como una oportunidad de avanzar profesionalmente.

La inteligencia del profesional, unida a la rapidez de estos sistemas, hace que sea más sencillo dar con soluciones que a priori al ser humano podría llegar a costar horas de esfuerzo y trabajo.

Eso sí, es algo nuevo, y como tal entraña unos riesgos. Estas máquinas están creadas y programadas por humanos, los cuales pueden cometer errores, es decir, saber crear y utilizar esta tecnología es algo básico para tenerla “a favor” y no “en contra”.

Podemos definir la Inteligencia Artificial como desarrollos tecnológicos capaces de imitar las funciones cognitivas del ser humano en cuanto a aprendizaje, búsqueda de soluciones y resolución de problemas.

Poco a poco este sector va apostando por la incorporación de esta tecnología a su día a día.

Los despachos van comprobando los, animándose cada vez más a utilizarla. Por ejemplo, ayudaría al desarrollo de Apps para el despacho, utilizar la Nube como archivo virtual también se convierte en una gran ventaja y algo a lo que cada vez recurren más.

La sustitución del trabajo profesional por sistemas dotados de Inteligencia Artificial es un tema puesto en duda constantemente, no parece que vaya a darse un caso así, por lo que cabe más inclinarse por la utilización de estos sistemas como apoyo y ayuda…una gran ayuda.

En definitiva, poco a poco la tecnología en general y la inteligencia artificial en particular van abriéndose paso en los despachos jurídicos como activo a favor del desarrollo de la empresa y de los profesionales.

 

Obligaciones Propietarios. Ley PH

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Obligaciones de los propietarios según la Ley P.H.

Muchas veces nos planteamos cuáles son las obligaciones de cada propietario dentro de una comunidad.

Este aspecto viene recogido en la Ley de Propiedad Horizontal.

A groso modo resumiremos diciendo que cada propietario debe cuidar y respetar siempre las instalaciones de la comunidad, mantener el buen estado y contribuir económicamente con la cuota establecida, y permitir el acceso a su vivienda en caso de que sea necesario para solucionar algún problema común o que afecte a otros vecinos.

Como siempre destacamos, la buena convivencia y el sentido común facilitan que las obligaciones de cada vecino sean más llevaderas. No obstante, por el simple hecho de vivir en comunidad, cada uno de los propietarios es responsable de que dicha comunidad salga adelante, acatando las decisiones tomadas en junta y respetando el entorno en el que vive.

Resumimos el artículo en el que se reflejan dichas obligaciones:

 

Son obligaciones de cada propietario:

a) Respetar las instalaciones generales de la comunidad y demás elementos comunes , ya sean de uso general o privativo de cualquiera de los propietarios, estén o no incluidos en su piso o local, haciendo un uso adecuado de los mismos y evitando en todo momento que se causen daños o desperfectos.

b) Mantener en buen estado de conservación su propio piso o local e instalaciones privativas, en términos que no perjudiquen a la comunidad o a los otros propietarios, resarciendo los daños que ocasione por su descuido o el de las personas por quienes deba responder.

c) Consentir en su vivienda o local las reparaciones que exija el servicio del inmueble y permitir en él las servidumbres imprescindibles requeridas para la realización de obras, actuaciones o la creación de servicios comunes llevadas a cabo o acordadas conforme a lo establecido en la presente Ley, teniendo derecho a que la comunidad le resarza de los daños y perjuicios ocasionados.

d) Permitir la entrada en su piso o local a los efectos prevenidos en los tres apartados anteriores.

e) Contribuir, con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente establecido, a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, 9cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización.

f) Contribuir, con arreglo a su respectiva cuota de participación, a la dotación del fondo de reserva que existirá en la comunidad de propietarios para atender las obras de conservación y reparación de la finca y, en su caso, para las obras de rehabilitación.

g) Observar la diligencia debida en el uso del inmueble y en sus relaciones con los demás titulares y responder ante éstos de las infracciones cometidas y de los daños causados.

h) Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad. En defecto de esta comunicación se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el piso o local perteneciente a la comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo.

i) Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el cambio de titularidad de la vivienda o local.

Contratación en Navidad

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Navidad en las empresas

 

Se acerca la Navidad y podemos observar cómo comercios, restaurantes y demás sectores aumentan su actividad de forma notable, aumentando con ello la necesidad de contratación de personal para poder cubrir las necesidades de los clientes y ofrecer así siempre un buen servicio.

Esta época es propicia para que trabajadores en paro, o aquellos que nunca han realizado una actividad remunerada, se adentren en el mercado laboral.

Lo normal es que lo hagan por medio de un  contrato temporal, y lo ideal es que se conozca la legislación vigente en el sector en el que se vaya a realizar la actividad.

Las empresas deben escoger el tipo de contrato que emplearán para cubrir las plazas vacantes, y se debe distinguir bien si lo que se desea es contratar personal para ejercer una labor concreta, como puede ser empaquetado, envolver regalos, distribución, etc, o para solucionar los problemas de acumulación de trabajo que suele darse en estas fechas. Existen por tantos distintos tipos de contratos:

Para el caso de un trabajo concreto y limitado en el tiempo, existe el Contrato por Obra o Servicio determinado.

Para el caso de acumulación de trabajo, existe el Contrato Eventual por Circunstancias de la Producción.

Ambos están regulados en el Estatuto de los Trabajadores.

Hay que hacer mención a que si la empresa se plantea para las próximas navidades hacer uso de personal extra para la misma función, es necesario acogerse al tipo de contrato Fijo – Discontinuo.

No siempre se cumple la ley en estos aspectos.

Estas fechas sirven por tanto para la incursión en el mercado laboral de personas que durante el año no han tenido acceso a un puesto de trabajo. La necesidad y las ganas hacen que a veces no se tenga tan en cuenta el marco legal en el que se da la relación laboral, pero es algo que debería tenerse en cuenta.

Ergonomía en los puestos de oficina

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Ergonomía los puestos de oficina

 

Por lo general pasamos bastante tiempo en el puesto de trabajo. Son raras las ocasiones en los que éste va variando de un espacio a otro. Suele ser siempre el mismo.

El hecho de pasar tantas horas situados delante de un ordenador (en el caso que nos aborda, el de las oficinas o despachos) propicia que la postura que se adopta no siempre sea la adecuada, generando en el trabajador molestias que a veces pueden llegar a ser graves, o crónicas.

Aplicando los principios básicos de la ergonomía se pueden resolver muchos de estos problemas. Por ejemplo, un pequeño cambio en el equipo, que puede suponer una mínima inversión económica, puede conseguir una gran mejoría. Esto hace que aumente la comodidad y salud del trabajador, lo que lleva a que se incremente también su seguridad y por tanto su productividad.

Es muy importante que los trabajadores afectados por problemas derivados del puesto de trabajo, incluso los no afectados (con el fin de evitarlos), participen activamente en las decisiones en temas de ergonomía que va a tomar la empresa. Llegar a un punto común entre todos es importante para mejorar la salud.

Otro tema muy importante es el diseño de las condiciones laborales, es decir, las condiciones dentro del despacho profesional o la empresa: Temperatura adecuada, iluminación, ruidos existentes. Minimizar los efectos negativos que estos aspectos puedan generar.

Estudiar cada caso detenidamente sería lo ideal. Adaptar a cada trabajador a las necesidades de su puesto de trabajo. A veces no es posible, es por ello que se hace hincapié en la importancia de la participación de los trabajadores en las discusiones derivadas de este tema, con el fin de llegar a un punto en común.

Por lo tanto, podemos afirmar que tan importante es la constancia en el trabajo, la formación, estrategias seguidas por el despacho, etc para llegar al éxito, como hacer del entorno del trabajador y del puesto de trabajo un lugar apto para desarrollar su actividad. El trabajador en sí es la base para que el despacho o la empresa funcione correctamente.

Emprender. Despachos de Abogados.

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Emprender. Despachos de Abogados

 

Hasta hace poco tiempo la figura del Abogado Emprendedor era casi desconocida en nuestro país. La trayectoria casi por inercia de una persona que se licenciaba en esta carrera era: Prácticas en un despacho – Progreso dentro del despacho – Socio.

En principio esta dinámica era la que más se daba y, aunque suponía esfuerzo por parte de la persona que iniciaba sus prácticas en el despacho, merecía la pena si al final se conseguía progresar dentro del Bufete.

Hoy en día es difícil que esta progresión se dé. La crisis y las altas tasas de paro han dificultado la inmersión en el plano laboral de este colectivo (como de tantos otros), y por tanto ha emergido poco a poco la figura del Abogado Emprendedor. Los jóvenes abogados pretenden que su corta edad sea una ventaja y utilizar estos años para formarse y conseguir impulsar su carrera de forma que puedan forjarse un buen futuro.

Es entonces cuando deciden emprender, empezar desde abajo y establecerse en su propio despacho de abogados.

Es importante siempre seguir unas pautas para que todo funcione. Una vez se decide establecerse por su cuenta, es imprescindible seguir una estrategia de negocio, por ejemplo:

Plan de Precios, plan de Marketing, etc. Diferenciarse de la competencia es un punto clave.

Puede ser interesante ofrecer un sistema de precios “paquetizado”, paquetes mensuales de servicios, algunos precios fijos para algunos trámites, etc.

Estudiar la competencia a fondo para saber qué ofrecer en cada momento y a qué tipo de cliente enfocar el despacho.

Invertir en Marketing, ya sea offline u online puede conseguir atraer clientes. Una buena estrategia de mercado es básica y fundamental.

En definitiva, podemos concluir que las crisis y las rachas económicas negativas en un país pueden conseguir que aflore el lado emprendedor de las personas, impulsando poco a poco la economía.

Presencia en Internet. Despachos Virtuales

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PRESENCIA EN INTERNET DE LAS EMPRESAS/DESPACHOS PROFESIONALES.

 

Hoy en día la respuesta a si hay que estar en internet o no es sencilla. . De un modo u otro una empresa debe tener presencia en la red.

Se puede directamente ofrecer servicios sólo mediante esta vía, o simplemente tener presencia, darse a conocer. Son dos extremos, pero los dos ofrecen presencia de forma virtual.

Hay despachos, empresas, que no se atreven a operar de esta forma. Para ellos está el lado más conservador: un sitio con su nombre comercial y datos de contacto. Posiblemente no será fructífero en cuanto al aumento del número de clientes, pero esta forma sí ofrece un sistema de localización rápido, aumentando las posibilidades de que el cliente potencial que busca se decante por esta empresa en vez de por otras.

Crear un despacho virtual completo aún es algo que en España no es frecuente. Existen los despachos 24H, plataformas para conectar con los profesionales, etc… Es una solución intermedia y una forma de prestar servicios que cada vez está más extendida y más demandada por los clientes, cada vez más acostumbrados a realizar trámites Online. Incluso a veces se convierte a la opción preferida por los clientes.

La opción del despacho virtual completo sería perfecta para trámites sencillos, pero debe abarcarlo todo: desde la búsqueda del profesional y firma del contrato hasta la resolución del expediente, pasando por la información continua al cliente del estado de su expediente.

No es una fórmula aún muy extendida. Puede que exista falta de confianza por parte del cliente. Los jóvenes emprendedores cada vez se centran más en ese modelo de negocio, por lo que presumiblemente irá en aumento.

Por tanto observamos que la inversión en tecnología de las empresas y los despachos profesionales es algo que, en mayor o menor medida (según se decida) favorece el crecimiento. Poco a poco se va consolidando la presencia en internet y van aumentando los procesos que se pueden realizar mediante esta vía.

Vacaciones en los Despachos Profesionales

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Período de Vacaciones en los Despachos Profesionales

 

Podemos definir las vacaciones como una respuesta al desgaste que produce el trabajo durante el año, cuyo objetivo es descansar y desconectar física y mentalmente de la actividad realizada. Se define por tanto como un DERECHO del trabajador.

Pero hay que tener en cuenta que durante este tiempo la vida de la empresa sigue y hay que atender, en la medida de lo posible, las necesidades de los clientes, siempre con matices.

Generalmente este período de vacaciones, normalmente en verano, coincide con la época de menos actividad en juzgados y organismos oficiales, por lo que no entraña tanta dificultad poder disfrutar de unos días de descaso.

Los despachos eligen entre dos opciones: Cerrar, o mantener abierto el centro de trabajo estableciendo turnos entre los empleados o bien contratando personal que cubra este período, evitando así acumulación extra de trabajo.

En caso de elegir la primera opción (cerrar), es importante tener en cuenta que el cliente siempre debe estar informado (un mail puede bastar) del tiempo que permanecerá cerrado el despacho, así como de una forma de contacto por si surgiera alguna necesidad. En el mail habría que especificar que los recursos destinados a cubrir emergencias se reducen y que “la necesidad” del cliente debe ser en efecto una “necesidad real”.

Si se decanta la empresa por no cerrar, se establecen turnos y se informa también a los clientes de la reducción de personal y del horario, que por lo general es reducido frente al de todo el año. Aun así hay veces que es necesario contratar a alguien que apoye en esta época.

La decisión que tome el despacho estará basada generalmente en la experiencia previa. Se hará balance sobre lo que haya resultado mejor opción en otras ocasiones.

Lo importante en el período de vacaciones es confiar en que el despacho de confianza hará lo que crea mejor para el cliente y nunca dejará de responder ante necesidades que puedan surgir en esos momentos.

 

Intranet en los Despachos Profesionales

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INTRANET EN LOS DESPACHOS PROFESIONALES.

 

La Intranet es una herramienta de comunicación y gestión del conocimiento cada vez más habitual en los despachos profesionales. La conexión entre los miembros de un despacho es muy importante y cada vez más empresas recurren a esta forma de conexión.

Podría decirse que la INTRANET es la primera versión de INTERNET tal y como lo conocemos ahora. La apertura al exterior de esta red interna se convierte en Internet, tal y como lo conocemos en la actualidad.

Las que más éxito han tenido son las que están basadas en la web (sitio web interno para usar dentro de los límites de la compañía), pero se ha quedado obsoleto, debido a la incursión de los Cloud Computing, La Nube.

Con la Intranet no sólo están conectados los empleados de una empresa, sino que además es posible que se actualicen los datos en tiempo real. Se puede saber, por ejemplo, el estado en el que se encuentra un trabajo concreto, los clientes activos en ese momento, los datos de contacto o incluso el empleado del despacho encargado de la gestión de éste.

No es necesario, por tanto, asistir a una reunión, ya que los resultados de ésta pueden estar puestos en común casi de forma simultánea.

Cada empleado del despacho tiene su usuario y contraseña para acceder, por lo que sólo él accederá a información privada si la intranet lo permite así. Quedará registrado su trabajo y en todo momento se puede saber “qué usuario hizo algo y a qué hora”.

Una Intranet pone a disposición esta información las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde casa. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.

Cada vez más despachos recurren a esta forma de conexión, se olvidan del manejo de papeles e incluso reducen los mail enviados entre empleados. Poco a poco los despachos profesionales se van adaptando a las tecnologías existentes.

TIC en Pymes y Despachos

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TIC en Pymes y Despachos

 

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC)

Podemos definirlo como el conjunto de tecnologías para gestionar la información, así como enviarla y recibirla.

Poco a poco las TIC han aumentado su presencia en la vida cotidiana de los individuos, llegando a entenderse como algo habitual que coexiste con nosotros. Pero no siempre han estado ahí. Su inclusión en la vida ha sido paulatina al principio y actualmente presenciamos una gran explosión que no parece tener límites.

Podemos ilustrar este aumento de presencia con un pequeño ejemplo: Del código de barras, elemento presente en nuestro día a día, pero que no siempre ha estado ahí, hasta el trabajo en La Nube, que irrumpe con fuerza y poco a poco va ganando terreno a otras formas de trabajar.

Las empresas se encuentran en la tesitura del “renovarse o morir”  y las TIC hacen que la elección por la adaptación a las nuevas tecnología gane terreno al estancarse en formas de trabajo cada vez más anticuadas.

Al tener tanta presencia estas TIC en la vida de los individuos, estos van reclamando que las ventajas que éstas presentan sean también ofrecidas por las empresas proveedoras de servicios que utilizan día a día, por ejemplo: Compra Online en supermercados, gestiones en la red en organismos oficiales, citas médicas, etc…

Los organismos oficiales están cada vez más adaptados a esta forma de trabajo, las Pymes cada vez ofrecen servicios que incorporan Tecnologías de la Información y la Comunicación, incluso hay algunas que nacen ya como negocios en la red, por lo que esta forma de información constituye el día a día de su oferta/demanda.

El sector de los Despachos profesionales es el que más está tardando en adaptarse, pero también lo está haciendo y a pasos agigantados. Aumentan la presencia en redes sociales (siempre cumpliendo con la LPD vigente) y la oferta de servicios online es cada vez mayor.

Los Software para gestionar expedientes, que además permiten al cliente (mediante Login) entrar en la plataforma y conocer el estado en el que se encuentra el suyo o los suyos, cada vez adquieren más importancia y facilitan el trabajo en los despachos.

Las TIC cambian la forma de gestionar las empresas y su método de hacer negocios. Cambia la forma de comunicarse con los clientes, la relación con los proveedores y gestión de pedidos. También cambia la forma de promocionar los productos y las vías para llegar a los usuarios finales.

Claves para ser un Despacho Competitivo

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Despachos Competitivos

 

Tener en plantilla a buenos profesionales con años de experiencia en el sector, son valores muy cotizados en los despachos profesionales, pero ya no son suficientes para que la firma se convierta en competitiva.

Existen muchos factores que pueden ayudar que el despacho crezca y hacer que sea un referente en el sector, pero para ello los profesionales que lo integran tienen que trabajar en otros valores que se cotizan más hoy en día, además de otros aspectos en los que la firma debe invertir para que las personas que integran la empresa hagan de ella una firma competitiva, explotando al máximo todos los recursos a su alcance.

La formación se convierte en un factor indispensable para aumentar la cota de mercado y convertirse en un despacho competitivo. Tener a profesionales siempre al día de las novedades que puedan surgir en su sector.

El Marketing. Importante en todas las empresas existentes y algo complicado para los despachos. La incursión en el mundo de este tipo de publicidad/venta está siendo muy lenta, pero cada vez se avanza más en este sentido, y cada vez incluyen más este tipo de técnicas. Incluso se van creando departamentos especializados en este sector.

Salir de la Zona de Confort es también un escalón que hay que salvar para conseguir el crecimiento y la distinción de la competencia. Aceptar que hay que arriesgar para avanzar y conseguir así evitar el estancamiento de los profesionales que forman la empresa. Marcar un rumbo y no trabajar solamente día a día, sino establecer una meta más o menos ambiciosa a la que llegar.

Incentivar a los trabajadores es también una buena forma de hacer que ellos se sientan más partícipes y luchen por un objetivo que se convierte en común. Formar equipo e invertir tiempo en su desarrollo profesional.

Trabajar día a día en el capital humano es indispensable para que el despacho se posicione como firma competitiva.

Toda empresa está formada por personas, y trabajar en su desarrollo como profesionales, aportando todos los recursos existentes (informáticos, tecnológicos, económicos, etc), hará que la firma crezca y consiga un buen posicionamiento dentro de su sector.